Qué es VeriFactu y por qué se implanta
VeriFactu es el nuevo sistema regulado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) que forma parte del impulso normativo contra el fraude fiscal en España.
Su objetivo es garantizar que las facturas emitidas por empresas y profesionales cuenten con integridad, trazabilidad, inalterabilidad, accesibilidad y conservación. En la práctica, esto significa que las operaciones de facturación deben producir registros informáticos que permitan verificar si han sido modificadas, eliminadas o generadas de forma irregular.
VeriFactu no exige necesariamente enviar la factura completa a la AEAT en tiempo real (eso dependerá de la modalidad elegida), pero sí obliga a que el sistema de facturación genere un registro único por cada factura (incluidas las anulaciones o rectificaciones) con las características técnicas exigidas.
Además, todas las facturas, tanto completas como simplificadas, deberán incorporar un código QR que permitirá a la Administración y a los receptores validar su autenticidad.
Fechas clave y entrada en vigor
La normativa establece distintos plazos de adaptación.
En primer lugar, los fabricantes y desarrolladores de software de facturación deberán tener sus sistemas adaptados antes del 29 de julio de 2025, fecha a partir de la cual no se podrán comercializar programas que no cumplan con los requisitos de VeriFactu.
Posteriormente, las empresas –es decir, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades– estarán obligadas a utilizar sistemas conformes a partir del 1 de enero de 2026.
Finalmente, los profesionales y autónomos tendrán como fecha límite el 1 de julio de 2026 para adaptar sus herramientas de facturación.
Aunque el envío inmediato de registros a la AEAT no es obligatorio en todos los casos, todos los sistemas deberán estar preparados para ofrecer esta funcionalidad si así lo decide el usuario o lo requiere la Administración.
Requisitos que debe cumplir un sistema para estar adaptado
Para que un software de facturación o un ERP esté totalmente adaptado a VeriFactu, debe cumplir las exigencias técnicas definidas en el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (Real Decreto 1007/2023) y en la Orden HAC/1177/2024. Entre los principales requisitos se encuentran:
Registro de facturación
Cada factura emitida, así como cualquier anulación o rectificación, debe generar un registro informatizado único. Este registro ha de contar con un identificador o huella digital que vincule la factura con su registro correspondiente. Además, el sistema debe incluir un registro de eventos (log) que documente las acciones realizadas y que sea inalterable.
Integridad, inalterabilidad y trazabilidad
El software debe impedir la modificación o eliminación no autorizada de los registros de facturación. Cualquier cambio deberá quedar registrado con marca de tiempo, usuario y tipo de operación, garantizando así la trazabilidad de todo el proceso.
Accesibilidad, legibilidad y conservación
Los registros deben permanecer accesibles y legibles durante el plazo de conservación legal. Esto implica que tanto la empresa emisora como la Administración puedan consultar la información de manera clara y estructurada cuando sea necesario.
Exportación y comunicación con la AEAT
El sistema ha de permitir la exportación de registros en los formatos técnicos establecidos (XML, JSON u otros) para su transmisión a la AEAT. En caso de operar en modalidad Verifactu, los registros deben enviarse automáticamente en el momento de la emisión de cada factura.
Código QR obligatorio
Todas las facturas deben incluir un código QR que contenga los datos necesarios para que el receptor o la Agencia Tributaria puedan verificar la validez del documento.
Declaración responsable
Los fabricantes de software deben presentar una declaración responsable que certifique el cumplimiento de todos estos requisitos, bajo riesgo de sanciones si se comercializa software no conforme.
Modalidades de funcionamiento
El usuario puede optar entre dos modalidades:
Modalidad VeriFactu: los registros de facturación se envían automáticamente a la AEAT en tiempo real, proporcionando máxima transparencia.
Modalidad No VeriFactu: los registros se conservan internamente en el sistema, pero deben estar preparados para ser enviados de forma inmediata en caso de requerimiento de la Administración.
Ambas opciones son válidas siempre que el software cumpla con los requisitos técnicos.
Impacto y beneficios
Aunque la adaptación supone un esfuerzo inicial, utilizar un sistema compatible con VeriFactu proporciona ventajas importantes:
- Reducción del riesgo de sanciones.
- Mayor transparencia fiscal y confianza de clientes y proveedores.
- Facilita auditorías y controles internos.
- Posible automatización de obligaciones tributarias.
No adoptar un software adaptado supondrá un incumplimiento sancionable por parte de las empresas y profesionales.
ERPCloud: adaptado a VeriFactu sin costes adicionales
En este contexto, ERPCloud destaca como una solución que ya está completamente adaptada a VeriFactu, cumpliendo todos los requisitos técnicos y legales exigidos.
- Genera automáticamente los registros de facturación y mantiene un registro de eventos inalterable.
- Garantiza la integridad, trazabilidad y conservación de los datos.
- Permite operar tanto en modalidad VeriFactu como No VeriFactu, con exportación y comunicación a la AEAT.
- Incorpora de forma nativa el código QR obligatorio en todas las facturas.
Todo ello sin costes adicionales para el cliente, ya que la adaptación a VeriFactu está incluida en el servicio estándar de ERPCloud.