¿Qué es la factura-e y por qué tu empresa no puede quedarse atrás?
La transformación digital está cambiando radicalmente la forma en que las empresas gestionan sus procesos internos. Una de las áreas donde este cambio es más evidente es la facturación. La factura-e, o factura electrónica, se está convirtiendo en el nuevo estándar y muchas empresas aún no están preparadas.
Si tienes un negocio, grande o pequeño, este artículo te interesa: te explicamos qué es la factura-e, qué implica legalmente y cómo prepararte para adoptarla con éxito.
¿Qué es exactamente la factura-e?
La factura-e es una factura digital con validez legal y fiscal equivalente a una factura en papel. Para que una factura electrónica sea válida debe cumplir con una serie de requisitos técnicos y legales:
Debe generarse en un formato estructurado, como Facturae (XML).
Debe ir firmada electrónicamente con un certificado digital reconocido.
Debe garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido.
Debe conservarse durante el plazo legal exigido.
¿Es lo mismo una factura por email que una factura-e?
No. Muchas empresas creen que enviar una factura en PDF por email ya es facturación electrónica, pero no es así. Para que sea considerada una verdadera factura-e, debe cumplir con los requisitos del formato estructurado y llevar firma digital.
¿Es obligatoria la factura-e?
Sí, y cada vez lo será más:
Desde 2015 es obligatoria en la facturación a las Administraciones Públicas.
Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, la factura-e será obligatoria para todas las empresas y autónomos en operaciones B2B (entre empresas), según el siguiente calendario:
Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: obligatoriedad a partir de 2025.
Resto de empresas y autónomos: plazo hasta 2026.
No adaptarse a tiempo supondrá riesgos legales y problemas operativos con clientes y proveedores.
¿Qué ventajas tiene la factura-e?
Adoptar la factura-e no solo responde a una obligación normativa, sino que también ofrece beneficios claros para las empresas:
Ahorro de costes: menos papel, menos tinta, menos envíos físicos.
Agilidad: reducción de tiempos de emisión, envío y cobro.
Automatización: integración con software contable y sistemas ERP.
Mayor control y trazabilidad: mejor seguimiento de facturas emitidas y recibidas.
Reducción de errores humanos.
Mejora en la relación con clientes y proveedores.
Cumplimiento normativo y mayor transparencia fiscal.
¿Qué necesita una empresa para emitir factura-e?
Para comenzar a emitir factura-e, una empresa debe contar con:
Certificado digital válido, emitido por una entidad certificadora reconocida.
Software de facturación compatible con el formato Facturae (habitualmente XML) y que permita firmar digitalmente las facturas.
Conectividad con sistemas de terceros (clientes, plataformas públicas, etc.) si es necesario.
Sistemas de almacenamiento digital que garanticen la conservación y el acceso a las facturas durante al menos 4 años, o 6 si tienen valor fiscal.
¿Qué pasa si no me adapto a tiempo?
No cumplir con la obligación de emitir factura electrónica puede suponer:
Sanciones económicas por incumplimiento normativo.
Pérdida de clientes que ya solo acepten facturas-e.
Problemas operativos y administrativos por incompatibilidad con otros sistemas.
Falta de competitividad frente a empresas que ya han automatizado sus procesos.
La factura-e no es el futuro: es el presente. Las empresas que todavía trabajan con facturas en papel o PDF sin firma digital deben dar el paso cuanto antes. No se trata solo de evitar sanciones o cumplir con la ley, sino de mejorar la eficiencia, reducir errores y modernizar la gestión empresarial en todos sus niveles. Cuanto antes adaptes tus sistemas de facturación a la nueva normativa, más fácil será integrarte en el ecosistema digital que marcará el rumbo de los próximos años.