🌱 Beneficios reales de digitalizar facturas

Ahorro económico inmediato: En 2023, España ahorró más de 4.300 millones de euros solo por digitalizar el proceso de facturación.

Ahorro de tiempo 

• Facturas enviadas automáticamente.

• Fin de los errores de copia-pega.

• Consulta rápida desde cualquier lugar.

Compromiso medioambiental: Gracias a la facturación electrónica, en 2023 se evitó la tala de más de 31.000 pinos. Digitalizar facturas también cuida del planeta.

Menos impagos y más control

• Seguimiento en tiempo real del estado de cada factura.

• Notificaciones de lectura y vencimiento.

• Cobros más rápidos y mejor planificación financiera.

¿Qué necesitas para digitalizar facturas de forma legal?

Digitalizar facturas no se trata solo de emitirlas en PDF o enviarlas por correo electrónico. Para cumplir con la normativa española vigente y adaptarse a la futura obligatoriedad de la facturación electrónica entre empresas (B2B), hay una serie de requisitos técnicos y legales que las empresas deben tener en cuenta. A continuación, se explican los principales:

1. Utilizar un software compatible con el formato estructurado exigido (Facturae)

La Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas establece que las facturas electrónicas deben generarse en un formato estructurado que permita su lectura automatizada, como el formato Facturae, impulsado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

ERPCloud, por ejemplo, incorpora compatibilidad nativa con Facturae, lo que permite emitir facturas válidas tanto para relaciones entre empresas como para trabajar con organismos públicos, cumpliendo así con los requisitos técnicos exigidos por la Administración.

2. Incorporar firma electrónica avanzada

Todas las facturas electrónicas deben incluir una firma digital que garantice la autenticidad de origen y la integridad del contenido. Esta firma debe estar basada en un certificado digital reconocido, como los emitidos por la FNMT o Camerfirma.

Los sistemas como ERPCloud automatizan este proceso, firmando electrónicamente las facturas con el certificado digital del emisor antes de su envío, lo que evita errores y asegura el cumplimiento normativo.

3. Garantizar la conservación, integridad y accesibilidad de las facturas

Según el artículo 29 de la Ley General Tributaria y el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), las facturas electrónicas deben conservarse durante al menos 4 años (6 si tienen relación con bienes de inversión), garantizando:

• Acceso completo e inmediato a su contenido

• Legibilidad del archivo

• Integridad de los datos

• Posibilidad de exportación en caso de requerimiento de la AEAT

ERPCloud almacena automáticamente las facturas en un entorno seguro en la nube, con copias de seguridad periódicas, control de versiones y acceso cifrado por usuario autorizado.

4. Asegurar la trazabilidad del proceso de facturación

Otro de los aspectos clave de la facturación electrónica es la trazabilidad. Es decir, la capacidad de verificar cada etapa del ciclo de vida de la factura: emisión, envío, entrega, aceptación (o rechazo) y contabilización.

ERPCloud permite consultar en tiempo real el estado de cada factura, registrar cuándo fue enviada, si ha sido leída por el destinatario y si ha sido validada o rechazada. Esta trazabilidad será aún más importante cuando se ponga en marcha el futuro Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas entre empresas, previsto por el Ministerio.

5. Estar preparado para integrarse con la plataforma pública estatal

Uno de los aspectos más relevantes que se incluirán en el reglamento técnico pendiente de publicación es la creación de un Punto de Interconexión Estatal (PIE), a través del cual se canalizarán todas las facturas electrónicas B2B. Las empresas deberán asegurarse de que su software pueda integrarse con esta infraestructura nacional.

ERPCloud está diseñado para adaptarse a esta futura conexión, ya que sigue los lineamientos establecidos por la normativa actual y las previsiones comunicadas por la Agencia Tributaria y el Ministerio de Economía.

En resumen, digitalizar facturas no solo significa emitir documentos en PDF, sino cumplir con un conjunto de requisitos legales, técnicos y organizativos que aseguren su validez ante terceros y ante la Agencia Tributaria.

Implementar una solución como ERPCloud permite a las empresas adaptarse desde ya a esta nueva realidad, garantizando el cumplimiento normativo y mejorando su eficiencia operativa.